MailStore Partner für rechtskonforme E-Mail-Archivierung

Als MailStore Partner übernimmt Corvion die komplette Einführung und den Betrieb der E-Mail-Archivierung: Lizenzierung, Installation auf einem Server bei Ihnen oder in der Cloud, Anbindung Ihrer Postfächer aus Microsoft 365 oder Exchange, Konfiguration der Aufbewahrungsregeln nach HGB, Abgabenordnung und GoBD, Zugriffsrechte für Mitarbeitende und die rückwirkende Archivierung vorhandener Postfächer. Im laufenden Betrieb überwachen wir, dass die Archivierung durchläuft, spielen Updates ein und sichern das Archiv. Sie müssen sich um nichts kümmern und haben bei einer Prüfung ein vollständiges, unveränderbares Archiv.

Für geschäftliche E-Mails, die handels- oder steuerrechtlich relevant sind, also Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Geschäftsbriefe, bestehen Aufbewahrungspflichten: sechs Jahre für Handelsbriefe, zehn Jahre für Buchungsbelege, nach HGB und Abgabenordnung. Die GoBD verlangen dabei, dass die E-Mails vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden; ein Postfach, aus dem jeder löschen kann, erfüllt das nicht. Das gilt für jedes Unternehmen, auch für den Einzelunternehmer. MailStore setzt diese Vorgaben revisionssicher um; Corvion richtet es ein und betreibt es.

Ja. MailStore bindet sich direkt an Microsoft 365 an und archiviert Postfächer von Exchange Online automatisch, ebenso klassische Exchange-Server sowie IMAP- und POP3-Postfächer anderer Anbieter. Sie können also archivieren, unabhängig davon, wo Ihre E-Mails heute liegen, und auch mehrere Quellen gleichzeitig, etwa während eines Umzugs nach Microsoft 365. Bestehende Postfächer werden rückwirkend archiviert. Mitarbeitende greifen über ein Outlook-Add-in oder den Browser auf ihr Archiv zu. Corvion richtet die Anbindung ein und überwacht, dass die Archivierung täglich durchläuft.

Microsoft 365 bietet Aufbewahrungsrichtlinien, mit denen sich Löschungen verhindern lassen, ist aber nicht automatisch ein revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD. Die Aufbewahrung hängt an Lizenz und Konfiguration, Administratoren können Richtlinien ändern, und bei einem Kontoverlust oder einem Verschlüsselungsangriff ist das Postfach selbst betroffen. Ein dediziertes Archiv wie MailStore speichert jede E-Mail beim Ein- und Ausgang unabhängig vom Postfach, unveränderbar und mit Volltextsuche über Jahre. Corvion empfiehlt deshalb beides: Microsoft 365 für den Betrieb, MailStore für die Aufbewahrung.

Nein, und beides wird gebraucht. Ein Archiv bewahrt E-Mails revisionssicher und über Jahre auf, damit Sie bei einer Prüfung oder einem Rechtsstreit jede Mail vollständig und unverändert vorlegen können. Ein Backup dient der schnellen Wiederherstellung nach einem Ausfall, wird regelmäßig überschrieben und ist nicht auf Vollständigkeit über Jahre ausgelegt. Das Archiv selbst muss ebenfalls gesichert werden, sonst ist es bei einem Serverausfall weg. Corvion richtet beides aufeinander abgestimmt ein: MailStore für die Archivierung, Veeam oder Synology mit Kopie außer Haus für die Sicherung, auch des Archivs.

Das ist konfigurierbar. Üblich ist: Jeder Mitarbeitende sieht und durchsucht seine eigenen archivierten E-Mails, direkt aus Outlook über ein Add-in oder im Browser, mit Volltextsuche über alle Jahre. Das entlastet auch das Postfach, weil alte Mails dort gelöscht werden können und im Archiv bleiben. Die Verwaltung des Archivs, also Aufbewahrungsregeln, Zugriffsrechte und der Zugriff auf Postfächer anderer, liegt zentral bei einer benannten Person und bei Corvion. Wer auf welche Archive zugreifen darf, wird dokumentiert, damit es zu Ihren Datenschutzunterlagen passt.

Bereits archivierte E-Mails bleiben im Archiv erhalten, auch wenn das ursprüngliche Postfach nach dem Ausscheiden gelöscht wird. Geschäftsvorgänge, Kundenkorrespondenz und Belege bleiben damit über die gesetzliche Frist auffindbar, und Sie müssen kein Postfach über Jahre weiterbezahlen, nur um die Mails zu behalten. Der Zugriff auf das Archiv eines ausgeschiedenen Mitarbeitenden wird auf die Person übertragen, die den Bereich übernimmt, und dokumentiert. Corvion richtet das beim Austritt mit ein, zusammen mit dem Sperren des Kontos und der Weiterleitung neuer Mails.

MailStore wird pro Nutzer als Jahreslizenz abgerechnet, das heißt: pro Postfach, das archiviert wird, ein fester Betrag pro Jahr. Der Preis hängt damit von der Anzahl der Mitarbeitenden mit E-Mail-Postfach ab, nicht vom Speicherplatz oder der Anzahl der Mails. Dazu kommen die einmalige Einrichtung durch Corvion und, wenn das Archiv nicht auf einem vorhandenen Server laufen soll, der Betrieb in der Cloud. Als MailStore Partner ermitteln wir die passende Lizenzzahl, übernehmen Beschaffung und Einrichtung und weisen Lizenz, Einrichtung und Betrieb getrennt im Angebot aus.