E-Mail-Security und Archivierung für Unternehmen

Ein Spam-Filter sortiert unerwünschte Werbung aus. E-Mail-Security bei Corvion geht weiter: Sie prüft Anhänge in einer geschützten Umgebung, bevor sie im Postfach landen, erkennt gefälschte Absender über SPF, DKIM und DMARC, entschärft Links, die erst nach dem Versand auf eine Betrugsseite umgeleitet werden, und blockiert Muster wie die gefälschte Chef-Mail mit Zahlungsaufforderung. Dazu kommt die Absicherung des Postfachs selbst mit Multi-Faktor-Authentifizierung, damit ein gestohlenes Passwort allein nicht reicht. Für Microsoft 365 setzen wir dafür die in Business Premium enthaltenen Defender-Funktionen ein und ergänzen sie, wo nötig.

Ja, weil Backup und Archiv zwei verschiedene Aufgaben haben. Ein Backup wird regelmäßig überschrieben und dient der Wiederherstellung nach einem Ausfall; es beweist nicht, dass eine E-Mail vollständig und unverändert aufbewahrt wurde. Die Aufbewahrungspflicht nach HGB, Abgabenordnung und GoBD verlangt für geschäftliche E-Mails sechs beziehungsweise zehn Jahre genau das: vollständig, unveränderbar, jederzeit auffindbar. Ein Postfach, aus dem jeder löschen kann, erfüllt das nicht. Corvion richtet dafür MailStore ein, das jede Mail beim Ein- und Ausgang archiviert, auch rückwirkend für vorhandene Postfächer.

Zuerst zählt die Meldung, nicht die Schuldfrage: Wer sofort Bescheid sagt, begrenzt den Schaden. Corvion prüft dann, ob Zugangsdaten eingegeben wurden, setzt das Passwort zurück, beendet alle aktiven Anmeldungen des Kontos und prüft in Microsoft 365, ob Weiterleitungsregeln oder Freigaben angelegt wurden, das häufigste Ziel solcher Angriffe. Der Endgeräteschutz von Sophos prüft den Rechner auf nachgeladene Schadsoftware. Mit aktiver Multi-Faktor-Authentifizierung bleibt ein eingegebenes Passwort für den Angreifer meist wertlos. Der Vorfall wird dokumentiert, auch für Datenschutz und Versicherung.

Meistens, weil die Domain nicht korrekt für den Versand ausgewiesen ist. Empfänger wie Microsoft und Google prüfen drei Einträge im DNS Ihrer Domain: SPF (welche Server dürfen für Sie senden), DKIM (eine Signatur, die beweist, dass die Mail unverändert von Ihnen kommt) und DMARC (was der Empfänger mit Mails tun soll, die diese Prüfung nicht bestehen). Fehlt einer, sinkt die Zustellrate, besonders seit 2024, als Google und Yahoo diese Einträge zur Pflicht gemacht haben. Corvion richtet alle drei ein, prüft Newsletter- und Rechnungssysteme mit und überwacht die DMARC-Berichte.