Referenz

Hausverwaltung: Akten in zwei Minuten statt einer halben Stunde

Eine Hausverwaltung im Kreis Gütersloh suchte ihre Akten im Schrank, und ihre Daten waren nicht gesichert. Nach zwei Wochen Umstellung findet das Team jede digitale Akte in etwa zwei Minuten, arbeitet von jedem Platz aus, und die Daten sind gesichert.

Stand: September 2026. Der Kunde wird hier nicht namentlich genannt.

Branche

Hausverwaltung

Region

Kreis Gütersloh

Suchzeit pro Akte

10–30 Min. → 2 Min.

Akten digital

85 %

Umsetzung

2 Wochen

Ausgangslage

Wo hakte es vorher?

Akten gab es nur auf Papier im Schrank. Eine Akte zu finden dauerte 10 bis 30 Minuten.
Das Verwaltungsprogramm lief auf einem einzigen PC. Fiel dieser PC aus, stand die Arbeit.
Es gab keine Datensicherung. Ein Defekt, und die Daten wären verloren gewesen.
Es gab keinen Schutz gegen Angriffe aus dem Internet und keinen Plan für den Notfall.

Ergebnis

Was hat die Hausverwaltung gewonnen?

Umstellung, Test und Abnahme dauerten zusammen zwei Wochen.

Akten in zwei Minuten

85 Prozent der Papierakten sind digital und per Suche auffindbar. Wer eine Akte braucht, hat sie nach etwa zwei Minuten auf dem Bildschirm statt nach bis zu einer halben Stunde am Schrank.

Arbeiten von jedem Platz aus

Verwaltungsprogramm und Online-Banking hängen nicht mehr an einem bestimmten PC. Jeder im Team arbeitet von seinem eigenen Arbeitsplatz aus.

Kein Stillstand bei einem Defekt

Programme und Daten liegen zentral. Geht ein Rechner kaputt, wird er getauscht, und die Arbeit geht weiter.

Daten sicher, auch bei Brand oder Diebstahl

Die Daten werden regelmäßig gesichert, eine Kopie davon außer Haus. Selbst wenn im Büro alles verloren geht, sind sie noch da.

Geschützt vor Angriffen

Eine Firewall schirmt das Büronetz vom Internet ab, und ein Sicherheitskonzept regelt den Schutz der gesamten IT.

Ein fester Ansprechpartner

Seit der Abnahme betreut Corvion die IT mit einem Wartungsvertrag. Das Büro muss sich nicht selbst um Technik kümmern.

„Als Hausverwaltung war uns vor allem eine zuverlässige Begleitung bei unseren Digitalisierungsprozessen wichtig und genau das haben wir hier bekommen.“

Der Kunde in seiner Google-Bewertung, 5 Sterne

Eingesetzt: Server mit Active Directory, eigener Anwendungsserver für WinCASA und SFirm, Fileserver, paperless-ngx als digitales Archiv, Datensicherung nach der 3-2-1-Regel und eine Firewall.

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